Дебиторка под контролем: без Excel и напоминаний вручную

Обновлено: октябрь 2026 · Чтение 5–7 минут · WINS

Дебиторская задолженность — это деньги, которые клиенты уже должны вам. Пока они «висят», бизнес кредитует чужие компании бесплатно. Разбираем, как собирать долги в срок и без ручного контроля.

Почему дебиторка — это потерянные деньги

Просроченная дебиторка работает против вас дважды: вы уже отгрузили товар или оказали услугу, но не получили деньги, и одновременно не можете использовать их для закупок, зарплаты или развития. В оптовой торговле и услугах дебиторка часто достигает 20–40% месячной выручки.

Три ошибки, из-за которых теряют долги

• Учёт в Excel. Таблица не напоминает сама, её забывают обновить, и просрочка «всплывает» через месяц.
• Нет ответственного. Долг «общий»: продавец думает про бухгалтерию, бухгалтер — про продавца.
• Разовая работа. Напоминания шлют, когда уже «пахнет», а не по графику до наступления срока.

Методика контроля за 4 шага

1. Единый список долгов. Кто должен, сколько, до какого числа, по какому договору.
2. Сроки оплаты — в системе. Не в голове у менеджера, а в карточке контрагента.
3. Автонапоминания. Менеджеру — за 3 дня до срока клиента; себе — в день срока; руководителю — на просрочке.
4. Регулярный разбор. Раз в неделю — топ-5 просрочек и план действий по каждой.

Что считать нормой

Как это автоматизировать

Система берёт данные из 1С и CRM, сама строит список долгов с датами, отправляет напоминания ответственным и показывает динамику: кто платит вовремя, кто «забывает» постоянно. AI-советник в WINS дополнительно подсвечивает контрагентов с риском просрочки и предлагает конкретное действие: отправить уведомление, изменить условия, поднять историю оплат.

Чек-лист руководителя

• В любой момент видно: суммарная дебиторка и топ-должники.
• По каждому долгу есть дата срока и ответственный.
• Напоминания уходят автоматически, без инициативы менеджера.
• Просрочка старше 30 дней обсуждается на еженедельной планёрке.